Средства «ProjectOffice» делают прозрачным и удобным управление компанией, деятельность которой сосредоточена на одновременном ведении множества проектов. Удерживая в фокусе управление проектами, информационная система охватывает и другие ключевые направления деятельности, позволяет управлять отношениями с клиентами, документами, финансами и складской логистикой. «ProjectOffice» упорядочивает и ускоряет взаимодействие подразделений компании, обеспечивает эффективность управления и позволяет решать следующие задачи:
-
управление множеством одновременно реализуемых проектов
-
ведение клиентской базы, планирование и учет контактов с клиентами
-
ведение единого хранилища документов (коммерческие предложения, договора, технические проекты, сметы, планы и т.п.)
-
визуализация и контроль хода каждого проекта, отображение интерактивного сводного календаря проектов
-
проектно-ориентированный учет затрат с настраиваемой структурой и глубиной детализации
-
расчет реальной заработной платы сотрудников в привязке к результатам проектов
-
управление складами и движением материальных средств
-
оповещение участников о важных событиях, поставленных задачах, контрольных точках
-
организация совместной работы географически распределенных подразделений компании в едином информационном пространстве.
Полнофункциональная система «ProjectOffice» состоит из 4-х модулей:
-
Управление проектами (PM)
-
Управление отношениями с клиентами (CRM)
-
Управление финансами (FM)
-
Управление складской логистикой (WM)
Модуль позволяет:
-
Гибко настраивать и использовать удобную системную модель управления множеством одновременно идущих проектов
-
Выделять типы проектов, создавать и применять шаблоны, быстро заводить новые проекты с нужной структурой этапов, расстановкой ответственных лиц и привязкой контрольных точек
-
Использовать механизм визирования этапов
-
Настраивать вид сводного календаря проектов, мониторить на макро-уровне ход всех проектов, мгновенно обнаруживать проблемные точки, «сверлить» на нужную глубину к требующему управляющего воздействия проекту/этапу/документу, получать полную актуальную информацию, принимать решение и транслировать исполнителям
-
Настраивать и использовать элементы блока визуальных интерактивных информеров и систему оповещения (автоматически генерируемые привязанные к событиям внутренние сообщения или письма электронной почты)
-
Работать с документами в привязке к этапам проекта, отслеживать своевременность загрузки обязательных документов, хранить все загруженные версии каждого документа
-
Разграничивать доступ пользователей к каждому проекту/этапу/документу
-
Выстроить иерархию прав на действия в системе, фиксировать действия пользователей в логах
-
Реализовать распределённую работу с проектами в локальной сети и через Интернет
Модуль позволяет:
-
Вести клиентскую базу (картотека, поиск, фильтрация, ранжирование, окраска по статусу)
-
В электронной карточке клиента вести информационные фреймы:
-
данные о компании (с возможностью создания собственных описательных полей различных типов, например, с выпадающим списком выбора возможных значений)
-
документы по клиенту (загрузка, получение, указание категории документа и возможность последующей выборки всех документов данной категории по клиентской базе)
-
проекты по клиенту (с возможностью перехода к управлению активным проектом или просмотру завершенного)
-
контактные лица (ФИО, должность, телефоны, факс, email, комментарий, галочка «сделать главным» - поместить вверх списка и показывать в раскрытом виде)
-
взаимодействие с клиентом (запланированные, выполненные и зарегистрированные контакты с возможностью создания групп контактов)
-
Настроить и использовать механизм Монитора контактов* для планирования и регистрации действий по взаимодействию с клиентом
-
Управлять контактами подчиненных, получать статистику по работе менеджеров
-
Использовать модели управления продажами с планированием бюджетов кампаний, приоритизацией клиентов и применением статистических данных реализованных кампаний
*Монитор контактов - ноу-хау компании «Юзаметрикс», позволяет настроить временные интервалы актуальности на все типы контактов, работать в отдельном окне с выборкой актуальных контактов на ближайшее время с разбиением по цветовым зонам: синяя – «Скоро», зеленая – «Сейчас», красная – «Просрочен». Есть окно своих контактов и отдельное окно контактов подчиненных с возможностью фильтрации по зонам и менеджерам. Аналогично торпеде автомобиля в верхней части окна интерфейса «ProjectOffice» всегда отображается блок интерактивных информеров, в нем есть кнопки относящиеся к монитору контактов, показывающие, сколько актуальных контактов в каждой цветовой зоне (за себя и отдельно за подчиненных) сейчас есть, нажатие на кнопку открывает соответствующее окно монитора контактов.
Модуль позволяет:
-
Воспроизвести в системе принятую в компании структуру проектных затрат с привязкой видов затрат к подразделениям и указанием лиц, уполномоченных вносить и визировать затраты
-
Устанавливать стоимость проекта, регистрировать проступающие платежи, контролировать баланс и рентабельность проекта
-
Регистрировать затраты с привязкой к проектам по факту возникновения, использовать ступенчатое визирование затрат
-
Использовать механизмы, обеспечивающие удобство работы со специфическими видами затрат (трудозатраты, авто-затраты, расход и аренда материалов и оборудования)
-
Устанавливать оклады, настраивать применяемые ставки и схемы начисления проектных бонусов, учитывать административные штрафы и премии, контролировать выплату заработной платы
-
Создавать проектные сметы с применением шаблонов смет, альтернативных вариантов смет, сметных коэффициентов, простых и комплексных элементов сметных справочников, элементов складской номенклатуры (с проверкой наличия позиций на складах), а также с возможностью автоматической генерации заявок на закупку или бронирование арендных (возвратных) позиций на указанный в смете период
-
Учитывать косвенные затраты
-
Формировать финансовые отчеты в различных разрезах
Модуль позволяет:
-
Вести в системе материальные и арендные склады, настраивать учитываемые признаки позиций номенклатуры и логику их обработки, использовать фотографии и графические изображения для материалов и оборудования
-
Создать нужные типы заявок и настроить маршрут для каждого типа
-
Заказывать материалы и оборудование путем создания заявок (привязанный к проекту электронный заказ на закупку, выдачу или бронь)
-
Обеспечивать своевременную обработку заявок во всех точках маршрута
-
По исполнении заявки автоматически относить затраты на соответствующий проект
-
Отслеживать складские остатки по указанным позициям, сигнализировать о необходимости пополнения
-
При недостаточном количестве на складе автоматически разделять заказ и формировать две заявки: на выдачу и на закупку недостающего количества
-
Осуществлять персональную выдачу и возврат материалов и оборудования с использованием штрихкодов
-
Быстро создавать индивидуальные каталоги материалов и оборудования для отправки клиенту
|